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【この記事は2021年2月15日現在のものです】
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【目次】 TOPICS 「変更日程未定」の新郎新婦にどうやって決定をうながす？
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最近BRIGHTへのご相談が集中しているのは、以下のようなお悩みです。
「コロナを理由に日程変更され、未だ具体的な変更日程が決まっていない新郎新婦がおられます。」
「この方々に変更日の決定をうながしてよいものでしょうか？また、いつまでも決めてもらえない場合にはどのような扱いになるのでしょうか？」
これ、本当に頭が痛い問題ですよね。
事業者側としては切実なテーマだと痛感しています。
このコロナ禍において、ほとんどの会場は特別対応として婚礼規約の規定を超えて（日程変更料を取らず）広く日程変更に応じてきました。
一方で、日程変更することは決まっていても「いつにするのか」が決まっていない『変更日程未定』の新郎新婦も多く残されています。こうした新郎新婦との契約関係はどう考えるべきでしょうか？
その答えは、まず「特別対応する際にどのような約束をしていたのか？」が大きなポイントになります。
ここで変更日程の決定期限が定められていれば「お約束の期限を過ぎていますので変更日程をお決めください」とお願いできますし、それでも決めていただけなければ「これは例外的な特別対応でしたので、お約束を守っていただけないのであればこの合意は失効し、婚礼規約に立ち戻って日程変更料等をお支払いいただきます」などと『婚礼規約の原則に戻る』という対応が考えられます。
※あくまで一般論であり、上記の回答例と異なる他の合意がないことが前提になっていますのでご注意ください。
次に、「特別対応をした際に変更日程の決定期限が定められていなかった場合」はどうでしょうか？
「特別対応をしてもらった際に変更日程をいつまでに決めろとは言われていない」
「だから決定を急かされるのはおかしいのではないか」
という”反論”にも一理あるので、先ほどの場合よりも対応は難しくなります。
ただ、最初から「一切期限は設けないのでいつでも変更日程を決めてくれればよい」と約束していたような事情がなければ、特別対応の前提となっていた『環境の変化』を理由に変更日程の決定を求めていくことが考えられます。
たとえば以下のようなご説明の方法がありえます。
「お客様とのご契約内容は、あくまで婚礼規約の内容が大原則で、先の特別対応のご提案は例外的なものでした。確かに当初、明確に変更日程の決定時期はお約束していませんでしたが、当時は新型コロナの特性も不明な点も多く、お客様のことを最大限考慮して当社としてあえて期限は設けておりませんでした。」
「しかしながら、その後＊＊＊のような状況があり、環境の変化が見られますので、このたび●月●日を期限に特別対応を終了し、お客様には変更日程のご決定をお願いすることとなりました。なにとぞご了承ください。」
「期間経過後は、原則通り婚礼規約に沿った対応となります。」
つまり、具体的な変更日程の決定時期についての合意はなかったとしても、特別対応自体がコロナ禍を理由とした例外であった以上、コロナ禍を巡る状況が変更した場合には特別対応が終了することは当然ですよね、という理屈です。
するとポイントはどれだけ説得的な『環境の変化』を示すことができるか、ですが、そこを埋めるべき上記「＊＊＊」の部分には、
◆「業界ガイドライン」が発表され、運用されている事実
◆緊急事態宣言下であっても結婚式の開催や参列に対して直接的な自粛要請はなされていない事実
◆全国で（昨対比で件数は減ってはいても）結婚式が開催されている事実
などの事情が考えられますので、各事業者のエリアや実態を踏まえて説得的な理由を各自でご検討ください（予定通り3月7日までに現在の緊急事態宣言が解除されれば、それも大きな『環境の変化』の一例になると考えられます）。
「変更日程未定」の新郎新婦にどうやって変更日程の決定をうながすか？
このテーマは私たち事業者にとって切実な問題です。
上記の解説が新郎新婦にも納得を得ながらお話を進めていくための一助になっていれば幸いです。
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