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第四回は、前回に引き続き、具体的な契約業務に関わる内容について解説していきます。
ズバリ「ハンコ」です！
契約書はもちろんのこと、見積書、発注書、申込書、届出書など様々な書類にハンコが必要ですよね。
日本における契約業務に、ハンコは欠かせなものですので、ベースとして理解しておくべき大切なポイントを解説していきます！
①ハンコの種類と、②押印の種類について解説していきたいと思いますが、今回のコラムでは①ハンコの種類について解説していきます。
特に法人の場合、丸い印や四角い印があって、しかも丸い印にも何種類かあって、「どのハンコをどの書類に押印すればいいのかよくわからない」というお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そんなあなたのために、以下で解説していきますので、ご安心ください！
最もポピュラーな法人の形態である株式会社を想定した場合、以下の４つのハンコが挙げられます。
１ 実印
２ 契約印
３ 銀行印
４ 角印
「１実印」は、各ハンコの中でも最も重要なハンコです。
実印は法務局に印影を登録したハンコのことを言います。
登録した実印については、印鑑証明書というものを発行することができ、実印を契約書に押印した場合、契約書とセットで印鑑証明書の提出を求められることが実務上多いです。
ほとんどの場合、丸い印で、「株式会社〇〇 代表取締役之印」と彫ってあります。
代表者印とも言います。
では実印を押印するのはどんな書類か？ということですが、バンバン色んな書面に実印を押印してしまって、万が一にもハンコを偽造されてしまうと大変なので、実印は特に重要な書類・実印押印が必須である書類など限られた書類にのみ押印するのが一般的です。
具体的には、不動産の売買契約書、取引金額の大きい契約書、登記に関する書面や、株主総会・取締役会の議事録等が挙げられます。
次に、「２契約印」ですが、これは文字通り契約書に押印するためのハンコです。
実印と違い、法務局には届け出ませんが、丸い印です。
また、実印と同じく「株式会社〇〇 代表取締役之印」と彫ってあることが多いです。
契約印は、実印押印が必須ではない契約書全般や、代表者名記載の申込書等に押印することになります。
なお、会社によっては、契約印は作成せず全ての契約書に実印を押印しているケースもあります。その点、契約書を作成する頻度や、会社の規模、ハンコを作成するコスト等を勘案し判断してください。
続いて「３銀行印」ですが、銀行等金融機関との取引のために用いるハンコです。
実印・契約印と同じく丸い印ですが、刻印は「株式会社〇〇 銀行之印」と彫ってあるのが一般的です。
銀行印を押印するのは、銀行等金融機関との取引に関する書面のみです。
それ以外の書面に押すハンコと兼用にするのはオススメできません。
最後に「４角印」で、発注書や見積書等に、会社が発行した書面であることを表示するために押すハンコです。
上記の３つのハンコと異なり、四角いハンコです。
また、刻印は「株式会社〇〇」と会社名だけです。
具体的には、発注書や見積書などに押印するハンコです。
一般的に、契約書に押印することはありません。
以上の４つのハンコを覚えて頂ければほとんどの押印対応は問題ないと思います。
最後に、実際に契約書を作成する際、よくある具体的なケースについて考えてみましょう。
ケース１
「契約の相手は「株式会社」だが、代表者の苗字の印鑑（「佐藤」など）だけが押印してある」
さて、このケースは受け入れて良いでしょうか。ダメでしょうか。
代表者の印鑑が押印されているということは、会社の代表者が承諾しているということでOKでしょうか？
いいえ。もちろんNGです。
あくまでも、「株式会社」という法人との契約ですから、「株式会社」の実印もしくは契約印の押印を求めてくださいね。
ケース２
「契約の相手方が、丸い印では無く、四角い印を契約書に押印してきたが受け入れて良いか？」
これもダメですね。
契約書には、「会社名＋代表取締役之印」の刻印が掘られてある丸印の押印を求めましょう。
角印だからといって法的効力が全く無いわけではありませんが、原則として契約書は両当事者の実印もしくは契約印を押印して作成するものですので、丸印押印を求めるようにしましょう。
ケース３
「契約の相手方が、角印と丸印を両方押印してきたが受け入れて良いか。また、その場合はこちらも両方のハンコを押印する必要はあるか。」
さて、いかがでしょうか。
相手方が、角印と丸印の両方を押印してきたことについては、特に問題ありませんので受け入れてOKです。
なお、相手方が両方押印してきたからといって、こちらも両方押印する義務はありませんので、原則どおり丸印だけ押印すれば基本的に問題ありません。
ただ、こういった場合、相手に合わせて両方押印した方が契約相手への印象は良くなると思いますので、角印も丸印も手元にあるようであれば両方押印して差し支えありません。
